標簽管理軟件總擁有成本TCO完整指南

作者：BILL MCCLUSKEY / 日期：2024 年 11 月 26 日 / 主題：企業(yè)標簽管理

總擁有成本 （TCO） 是做出企業(yè)購買決策的一個有用概念。TCO 包括購買的整個使用壽命內(nèi)的預(yù)付成本、相關(guān)成本和估計的持續(xù)相關(guān)成本。

TCO 經(jīng)常被比作冰山，因為顯而易見的成本（如冰山一角）只占總成本的一小部分。許多成本隱藏在水面之下，就像冰山的真實大小隱藏在水下一樣。詳細的 TCO 分析可以幫助揭示完整的“冰山”，確保您為所有成本做好準備，而不僅僅是顯而易見的成本。分析多個供應(yīng)商的 TCO 可以創(chuàng)建客觀的比較，以指導(dǎo)您的購買決策。

在為您的企業(yè)選擇標簽管理解決方案時，請考慮 TCO 以幫助您的公司規(guī)劃費用并估算投資回報率 （ROI）。

在此文中，我們將探討如何找到標簽管理解決方案的 TCO，包括要向潛在供應(yīng)商詢問的 30+ 問題和要避免的陷阱。

什么是 TCO？

TCO 是解決方案在其生命周期內(nèi)的總成本。對于標簽管理解決方案，這包括軟件購買、實施成本、持續(xù)支持成本和持續(xù)維護成本。大部分 TCO 由軟件供應(yīng)商設(shè)置，例如相關(guān)服務(wù)的軟件價格和小時費率。一些 TCO 可能會受到買方的影響，包括勞動力成本、基礎(chǔ)設(shè)施成本和培訓(xùn)成本。

為什么要估算 TCO？

在比較兩個或多個標簽管理供應(yīng)商時，TCO 是進行客觀的“同類”比較的絕佳工具。通常，不同的供應(yīng)商提供不同的許可選項、支持合同和策略。供應(yīng)商 A 可能會提供較低的持續(xù)支持成本，但會使其客戶受到價格上漲的影響。供應(yīng)商 B 可能會提供更高的持續(xù)支持成本，但允許客戶鎖定其價格。更好的選擇取決于您計劃使用該軟件的時間、供應(yīng)商 A 的平均價格上漲以及兩家供應(yīng)商提供的支持質(zhì)量。有很多因素需要考慮！

TCO 是估算未來成本的寶貴工具。它迫使您考慮在研究標簽管理軟件解決方案時并不總是首要考慮的問題： 如何對新員工進行此解決方案的培訓(xùn)？1 年內(nèi)需要多少個用戶或打印機許可證？3 年？5 年？當您的業(yè)務(wù)系統(tǒng)升級時會發(fā)生什么情況？當新的 Windows 操作系統(tǒng)發(fā)布時會發(fā)生什么情況？TCO 可幫助您在這些問題讓您感到驚訝之前回答這些問題。

請記住，TCO 是基于您現(xiàn)在擁有的信息的估計值。你無法預(yù)測未來，但你可以做出很好的猜測。不要迷失在微小的細節(jié)中，而是要以現(xiàn)實的總體估計為目標。

標簽管理軟件的 TCO 包括哪些內(nèi)容？

現(xiàn)在，讓我們探討一下標簽管理軟件 TCO 計算中可能包含的成本。每個部分都包含多個問題，要向潛在的軟件供應(yīng)商提問。

使用以下鏈接跳轉(zhuǎn)到：

• 軟件許可證成本

• 軟件支持成本

• 軟件升級成本

• 基礎(chǔ)設(shè)施成本

• 人工成本

• 培訓(xùn)費用

• 集成成本

• 定制成本

標簽管理軟件許可證的費用

要使用任何標簽管理軟件，您必須從開發(fā)人員那里獲得許可。大多數(shù)軟件公司優(yōu)先考慮訂閱許可，但有些公司仍然提供永久許可。讓我們討論一下每種模型的優(yōu)缺點和會計影響。

訂閱許可

訂閱許可證需要定期付款以保持對軟件許可證的訪問。它可以被認為是 “租用” 許可證。停止付款后，您將失去對許可證的訪問權(quán)限。

訂閱許可證通常包括有價值的好處：例如，技術(shù)支持、免費版本升級和培訓(xùn)。持續(xù)成本支持開發(fā)人員提供技術(shù)支持、提供錯誤修復(fù)和隨著時間的推移改進軟件的能力。

由于訂閱許可證是一項持續(xù)成本，因此它們被視為會計的運營費用 （OpEx）。

永久許可

永久許可證是通過一次性付款購買的。購買的許可證是您的永久保留。

永久許可證通常不包括版本升級或技術(shù)支持。幾年后，許可證版本將過時。為了維護安全和現(xiàn)代的技術(shù)環(huán)境，您必須購買最新版本的新許可證。

軟件公司通常在購買永久許可證的同時提供（或要求）軟件維護協(xié)議 （SMA） 或支持合同。此持續(xù)成本包括獲得技術(shù)支持、版本升級和培訓(xùn)。

由于永久許可證是一次性投資，因此它們被視為會計的資本支出 （CapEx）。

除了許可模式之外，了解許可證價格的基礎(chǔ)也很重要。標簽管理軟件通常根據(jù)用戶、設(shè)備和使用情況的組合進行定價。

在計算潛在標簽管理解決方案的 TCO 時，請確保納入您公司的增長目標。隨著您添加用戶和設(shè)備以及增加使用量，許可證成本將增加多少？

要向潛在供應(yīng)商咨詢的許可問題：

• 標簽管理軟件許可證價格基于什么？

• 你們是否提供訂閱許可模式？如果是這樣，包括什么？

• 你們是否提供永久許可模式？如果是這樣，是否有其他持續(xù)成本？

• 當我需要添加用戶或設(shè)備時會發(fā)生什么情況？

• 當我需要增加使用量時會發(fā)生什么情況？在合同中途更改計劃時，會受到處罰嗎？

• 如果使用量減少怎么辦？我的公司可以降級到較低的計劃嗎？

標簽管理軟件的支持成本

購買標簽管理解決方案時，支持可能是第二大投資。每個軟件解決方案都需要支持。支持通常包括幫助使用軟件、故障排除、回答有關(guān)其工作原理的問題以及為可能出現(xiàn)的問題提供解決方案。

第一方還是第三方支持？

支持您的標簽管理軟件的最佳公司是制造它的公司。從軟件開發(fā)人員那里獲得第一方支持意味著他們對軟件非常熟悉。您的問題將很快得到解決，您的支持代表可能會推薦一種更好的方法來使用該軟件，以防止問題再次出現(xiàn)。軟件開發(fā)人員會維護已知問題和增強請求的日志，這意味著您與第一方支持的討論可以直接導(dǎo)致軟件增強！

可以從第三方購買支持合同。第三方可能具有一定程度的軟件專業(yè)知識，但他們可能使用許多軟件包，并且對所有軟件包的了解都較淺。解決問題可能需要更長的時間。最后，您的第三方支持代表不會對軟件的未來開發(fā)產(chǎn)生直接影響。在為標簽管理等業(yè)務(wù)關(guān)鍵型解決方案選擇第三方支持時要謹慎。

無論您選擇誰來支持您的軟件，了解支持政策和可用性都很重要。如果您的公司需要高可用性環(huán)境，您可能需要標簽管理軟件的 24/7 全天候支持。如果您的公司處于受到高度監(jiān)管的行業(yè)，例如生命科學(xué)，則可能需要進行技術(shù)環(huán)境驗證。這意味著您必須仔細評估任何更改，并且可能會跳過版本升級。這些公司需要知道舊版本是否在未來繼續(xù)受支持。

在計算標簽管理軟件 TCO 的支持成本時，請考慮這些問題。

要向潛在供應(yīng)商提出的支持問題：

• 你們的支持政策是什么？

• 何時提供支持？電話和電子郵件的可用性是否不同？

• 如有必要： 你們提供 24/7 全天候支持嗎？

• 你們將繼續(xù)支持舊版本多長時間？

• 對于第三方支持：您的員工如何接受軟件培訓(xùn)？

• 對于第三方支持：如果您無法解決問題，會發(fā)生什么情況？

• 對于第三方支持：您如何與軟件開發(fā)人員溝通？

標簽管理軟件升級的成本

軟件升級對于維護標簽管理解決方案的安全性和可操作性是必要的。升級可確保軟件繼續(xù)與現(xiàn)代技術(shù)配合使用，包括最新的 Windows 操作系統(tǒng)、最新的服務(wù)器技術(shù)和更新的編程工具。最新版本的標簽管理軟件還包括對可用性的改進和新功能。

請重新訪問上面有關(guān)軟件許可證成本的部分 – 您的許可證是否包括軟件升級？訂閱許可證通常包括軟件升級。永久許可證通常不包括軟件升級，但可以添加 SMA 或支持合同以提供升級訪問權(quán)限。

升級標簽管理軟件的過程在很大程度上取決于它的托管方式。

本地或云軟件升級

當您的軟件安裝在本地或擁有的云服務(wù)器上時，您可以完全控制何時執(zhí)行升級。升級通常不太頻繁，并且可能會導(dǎo)致短暫且可預(yù)測的停機時間。

SaaS 軟件升級

SaaS 軟件完全由供應(yīng)商控制。它通常會持續(xù)升級，每周或每天推出小規(guī)模更新。雖然這減輕了您的內(nèi)部 IT 團隊的負擔，但也減輕了您的控制權(quán)。如果升級中斷了流程或集成，您可能無法快速回滾它。最壞的情況是，您最終可能會導(dǎo)致大量的計劃外停機時間。

要向供應(yīng)商咨詢的升級問題：

• 我的軟件許可證或支持合同中是否包含軟件升級？

• 如果軟件在本地安裝：多久提供一次升級？

• 如果軟件安裝在本地：我可以選擇跳過升級嗎？

• 如果軟件是 SaaS：升級多久推出一次？

• 如果軟件是 SaaS：是否可以在升級應(yīng)用于我的系統(tǒng)之前預(yù)覽升級？

• 如果軟件是 Saas：回滾具有負面影響的升級的流程是什么？

 

標簽管理軟件的基礎(chǔ)設(shè)施成本

基礎(chǔ)設(shè)施成本包括運行標簽管理軟件所需的硬件。雖然基于云的軟件正變得越來越主流，但許多組織仍然保持著強大的本地技術(shù)環(huán)境。

本地基礎(chǔ)設(shè)施成本

在本地托管標簽管理軟件時，基礎(chǔ)設(shè)施成本包括服務(wù)器成本。成本可能取決于服務(wù)器規(guī)格和數(shù)據(jù)存儲要求。

將這些成本納入標簽管理軟件的 TCO 需要細微差別。本地服務(wù)器可能用于多種用途，而不僅僅是標簽管理。您可以決定根據(jù)解決方案消耗的百分比，將一部分基礎(chǔ)設(shè)施成本分配給標簽管理軟件 TCO。

云基礎(chǔ)設(shè)施成本

在云中托管標簽管理軟件有兩種選擇，每種方法都有自己的成本和優(yōu)勢。

自托管：許多公司在 Azure 或 AWS 等服務(wù)上使用自己的云服務(wù)器，并在其中安裝標簽管理軟件。這種方法使 IT 團隊能夠保持對應(yīng)用程序的控制，同時獲得云計算的好處。使用自托管方法，云服務(wù)器的成本是眾所周知的，并且可以像本地服務(wù)器一樣分配給您的 TCO。

供應(yīng)商托管：第二種選擇是軟件供應(yīng)商將標簽管理軟件托管在云中，從而減輕客戶的責任。SaaS 解決方案始終由供應(yīng)商托管。使用這種方法，基礎(chǔ)設(shè)施成本通常會被隱藏并匯總到許可費用中。

要向潛在供應(yīng)商詢問的基礎(chǔ)設(shè)施問題：

• 將安裝此 Semiconductor 的服務(wù)器的系統(tǒng)要求是什么？

• 如果由供應(yīng)商托管：托管成本是否包含在許可費用中？

 

標簽管理軟件用戶的人工成本

標簽管理軟件旨在消除標簽打印過程中的手動接觸點。因此，人工成本應(yīng)該只占標簽管理 TCO 的一小部分。

標簽管理軟件如何降低人工成本

自動數(shù)據(jù)輸入意味著用戶無需手動將數(shù)據(jù)輸入到標簽?zāi)０逯�。這不僅可以節(jié)省時間，還可以防止導(dǎo)致未來浪費時間的錯誤。

自動標簽打印意味著標簽打印作業(yè)由業(yè)務(wù)操作以編程方式啟動。打印作業(yè)可以由 ERP 系統(tǒng)中的事件驅(qū)動，也可以將記錄添加到數(shù)據(jù)庫或通過 REST API 驅(qū)動。

自動化標簽審批流程意味著創(chuàng)建或編輯標簽?zāi)０遄裱x的電子流程。這消除了設(shè)計、批準和打印標簽的工作人員的困惑。

標簽文件的中央存儲庫意味著用戶不會花時間搜索標簽文件，而只會打開錯誤的標簽文件。它還支持版本控制，從而可以快速回滾到標簽的先前版本。

由于標簽打印過程中手動步驟的減少，您的 TCO 的人工成本部分可能會變?yōu)樨摂?shù)。它仍然是比較標簽管理軟件并確定哪種解決方案可以更好地節(jié)省勞動力成本的寶貴工具。

要向潛在供應(yīng)商詢問的勞動力問題：

• 您的解決方案如何減少手動步驟？

• 是否有我們尚未了解的減少手動步驟的功能？

 

標簽管理軟件用戶的培訓(xùn)成本

任何新的軟件解決方案都需要培訓(xùn)。您的標簽管理軟件 TCO 應(yīng)包括培訓(xùn)軟件管理員、標簽設(shè)計師、標簽審批以及打印用戶（如有必要）所花費的時間。了解您的供應(yīng)商是否提供免費培訓(xùn)或收取額外費用。

由于標簽管理軟件減少了員工與軟件交互的需求，因此持續(xù)培訓(xùn)成本大大降低。

標簽管理軟件如何降低持續(xù)培訓(xùn)成本

如果沒有標簽管理軟件，員工必須與標簽打印應(yīng)用程序進行交互。他們必須接受培訓(xùn)，了解如何找到正確的標簽文件、填充正確的數(shù)據(jù)、打印到正確的打印機以及出現(xiàn)錯誤時該怎么做。對于大型制造商來說，這可能是數(shù)十或數(shù)百名員工。隨著員工流動，培訓(xùn)永無止境。

使用標簽管理軟件，所有這些步驟都由系統(tǒng)自動執(zhí)行或由業(yè)務(wù)邏輯驅(qū)動。有時，員工仍然需要與標簽打印界面進行交互，但為了簡化培訓(xùn)，它大大簡化了。標簽打印界面甚至可以自定義以匹配業(yè)務(wù)系統(tǒng)，以實現(xiàn)最大的可用性。

要向潛在供應(yīng)商詢問的培訓(xùn)問題：

• 是否包括針對管理員和用戶的培訓(xùn)？

• 培訓(xùn)通常需要多長時間？

• 您的解決方案如何簡化標簽打印界面？

標簽管理軟件集成成本

標簽管理軟件的強大之處在于它能夠與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成。標簽必須包含準確的數(shù)據(jù)，并且該數(shù)據(jù)通常存儲在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中。集成允許數(shù)據(jù)直接流向標簽?zāi)０濉?/SPAN>

業(yè)務(wù)系統(tǒng)標簽集成有兩種策略，它們的成本影響大不相同。

深度自定義業(yè)務(wù)系統(tǒng)標簽集成

您的業(yè)務(wù)系統(tǒng)和標簽管理解決方案之間的深度集成需要大量的編程，這會產(chǎn)生成本。如果您的公司使用自定義或不太知名的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，則這項工作可能會落在您的內(nèi)部資源上。如果您的公司使用廣泛使用的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，如 SAP、Oracle 或 Microsoft Dynamics，則您的軟件供應(yīng)商可能會提供連接器。這些連接器仍然需要持續(xù)的開發(fā)、維護和升級，從而給客戶帶來更大的成本。

在系統(tǒng)集成方面，有一個持續(xù)的神話，即更深入、更自定義的集成會產(chǎn)生更好的結(jié)果。當涉及到標簽管理時，這根本不是真的。

通用的低代碼業(yè)務(wù)系統(tǒng)標簽集成

通過低代碼業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成，可以有效地實現(xiàn)將業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)放到標簽上的最終目標。傳統(tǒng)上，這是通過將“平面”文件（.txt、.csv 或 .xml 文件）從業(yè)務(wù)系統(tǒng)導(dǎo)出到監(jiān)視文件夾來完成的。標簽管理軟件讀取文件并打印標簽。也可以通過將記錄添加到受監(jiān)視的數(shù)據(jù)庫來實現(xiàn)。更現(xiàn)代的方法是使用 REST API 發(fā)送標簽打印作業(yè)數(shù)據(jù)。REST API 還允許您將數(shù)據(jù)從標簽管理解決方案發(fā)送回您的業(yè)務(wù)系統(tǒng)（即標簽打印作業(yè)狀態(tài)）。

低代碼集成幾乎不會受到系統(tǒng)升級的影響。由于集成是通用的，因此標簽管理軟件可以簡單地使用更新系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)繼續(xù)打印標簽。

如果您選擇業(yè)務(wù)系統(tǒng)和標簽解決方案之間的深度集成，請務(wù)必考慮每年的持續(xù)開發(fā)成本。

要向潛在供應(yīng)商詢問的集成問題：

• 您的解決方案如何與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)集成？

• 如果是自定義集成：開發(fā)自定義集成的估計成本是多少？

• 如果是自定義集成：維護自定義集成的估計持續(xù)成本是多少？

• 如果業(yè)務(wù)系統(tǒng)升級，繼續(xù)打印標簽需要什么？

標簽管理軟件定制成本

在為您的公司尋找理想的標簽管理解決方案時，您應(yīng)該定義一份要求清單。滿足貴公司標簽管理需求的“必備”功能有哪些？什么是“最好擁有”？

公司通常面臨兩種可能的方法：定制軟件和開箱即用的軟件。

定制標簽管理軟件 TCO

投資定制軟件以完美滿足您的所有要求可能很誘人。但是，TCO 可能是天文數(shù)字。自定義軟件需要高技能 （和高薪） 開發(fā)人員的工作。推出定制軟件的時間通常很長，從而延遲了建立 ROI 的機會。自定義軟件啟動后，必須對其進行維護和增強。維護可確保應(yīng)用程序安全、更新并與其他系統(tǒng)兼容。增強功能可滿足用戶、系統(tǒng)和流程的未來需求。維護和增強都需要更昂貴的開發(fā)工作。定制軟件的 TCO 不僅高，而且難以準確預(yù)測。

可配置的開箱即用軟件 TCO

標簽管理軟件是可配置的開箱即用的，也稱為商用現(xiàn)貨 （COTS），是一種更具成本效益的解決方案。它代表了昂貴的定制軟件和基本的開箱即用軟件之間的中間地帶。COTS 解決方案帶有一系列選項和設(shè)置，可用于創(chuàng)建理想的標簽管理系統(tǒng)。

COTS 軟件開發(fā)人員專注于為真正的客戶需求提供解決方案。通常，當用戶在軟件中請求新功能時，它會被添加為所有客戶使用的選項。

雖然 COTS 標簽管理解決方案的設(shè)置時間可能比基本的開箱即用軟件要長，但與定制軟件相比，它們可以節(jié)省大量 TCO。

當談到定制與 COTS 標簽解決方案時，正確的選擇很明確： COTS 物超所值。

要向潛在的定制軟件供應(yīng)商咨詢的問題：

• 開發(fā)和啟動此解決方案的預(yù)計時間表是什么時候？

• 您的公司多久在定制軟件項目上超出時間表或超出預(yù)算？降幅是多少？

• 公司是否為自定義軟件提供持續(xù)維護？多少錢？

• 公司是否為自定義軟件提供增強功能？多少錢？

要向潛在 COTS 供應(yīng)商提出的問題：

• 配置和啟動此解決方案的預(yù)計時間表是什么時候？

• 您多久實施一次最終用戶建議的新功能？

• 如果 COTS 解決方案不能滿足所有項目要求：您能否將此功能添加到您的軟件中？需要多長時間？

TEKLYNX 標簽管理解決方案保持低 TCO 的 5 種方式

在深入探討了標簽管理 TCO 之后，您可能想知道哪家標簽管理軟件提供商能以最低的 TCO 提供最大的價值。以下是 TEKLYNX 標簽管理軟件 TEKLYNX CENTRAL 為我們的客戶保持低 TCO 的五種方式。

1. 透明的許可和支持選項

TEKLYNX CENTRAL 標簽管理軟件許可證基于四個核心元素：管理員許可證、設(shè)計用戶、打印用戶和打印機�？蛻艨梢噪S時增加這些計數(shù)，也可以在續(xù)訂時減少這些計數(shù)。

在您公司擁有的云服務(wù)器上托管 TEKLYNX CENTRAL 不會產(chǎn)生任何額外費用。對于 TEKLYNX 托管的實施，托管成本以透明方式轉(zhuǎn)嫁給客戶。

TEKLYNX CENTRAL 解決方案的支持是通過支持合同購買的，該合同可以續(xù)訂 1 年、3 年或 5 年。支持合同可以包括 24/7 全天候支持，也可以僅限于工作時間。

TEKLYNX 在我們的網(wǎng)站上發(fā)布了我們的支持周期策略，以提供一致且可預(yù)測的準則。

2. 直接來自軟件制造商的支持

我們直接為客戶提供響應(yīng)迅速且高效的客戶和技術(shù)支持。我們保持著 95% 的出色客戶滿意度，并收集了無數(shù)積極的客戶評價。

客戶支持政策因全球地區(qū)而異。請聯(lián)系我們 以了解更多信息。

3. 為減少與軟件的手動交互而構(gòu)建的功能

TEKLYNX CENTRAL 標簽管理軟件專為減少標簽流程中的手動接觸點而構(gòu)建。每減少一次手動工作，標簽打印的勞動力成本就會降低。自動化功能包括：

• 低代碼業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成，可在標簽上放置準確、實時的數(shù)據(jù)

• 自動無紙化標簽審批，實現(xiàn)標簽設(shè)計流程的標準化

• 由您的業(yè)務(wù)系統(tǒng)啟動的自動標簽打印

• 集中式標簽存儲庫，可消除重復(fù)存儲和搜索標簽文件

4. 可配置的現(xiàn)成解決方案減少了定制需求

TEKLYNX CENTRAL 具有高度可配置性，可以開箱即用地滿足您的標簽管理要求。許多功能都可以在設(shè)置中打開或關(guān)閉，從而以開箱即用的價格提供自定義體驗。

TEKLYNX 習(xí)慣于傾聽客戶的意見。我們經(jīng)常根據(jù)客戶的要求為標簽管理軟件添加新功能，為所有客戶提供有用的增強功能。

5. 低代碼集成，無需開發(fā)

TEKLYNX CENTRAL 使用通用的低代碼集成方法來連接業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。這消除了對昂貴的定制開發(fā)的需求。

將業(yè)務(wù)系統(tǒng)與 TEKLYNX CENTRAL 集成的三種最常見方法包括：

1. 將平面文件（如 .txt、.csv 或 .xml）從業(yè)務(wù)系統(tǒng)導(dǎo)出到監(jiān)視文件夾。TEKLYNX CENTRAL 的打印自動化組件 SENTINEL 會選取文件并啟動標簽打印作業(yè)。

2. 業(yè)務(wù)系統(tǒng)將記錄添加到數(shù)據(jù)庫中。SENTINEL 會看到新記錄，并開始標簽打印作業(yè)。

3. 使用 REST API 將標簽打印作業(yè)直接發(fā)送到 SENTINEL。SENTINEL 返回一個響應(yīng)，其中包含有關(guān)打印作業(yè)的可用詳細信息。

使用 TEKLYNX 標簽管理軟件規(guī)劃未來

TEKLYNX 標簽管理解決方案 TEKLYNX CENTRAL 為企業(yè)提供的相比價值來說非常低TCO 。通過為您的公司申請免費咨詢，了解 TEKLYNX CENTRAL 可以為您節(jié)省多少成本。