高校固定資產(chǎn)條形碼管理的新嘗試
條形碼技術是在計算機技術與信息技術基礎上發(fā)展起來的一門容編碼、印刷、識別、數(shù)據(jù)采集和處理于一體的新興技術。本文闡述了條形碼的意義、發(fā)展、分類及其優(yōu)點，并在理順管理體制、建全資產(chǎn)管理機構的基礎上，在地方高校中率先對固定資產(chǎn)實行條形碼管理，從而使山西大學的國有資產(chǎn)管理水平上了一個新臺階，節(jié)約了人力、物力和資金，提高了工作效率和水平，具有一定的借鑒作用。
為了加強國有資產(chǎn)的管理，防止國有資產(chǎn)的流失，學校成立了專門的管理機構，并在省內(nèi)高校率先對固定資產(chǎn)實行條形碼管理，從而使我校國有資產(chǎn)管理水平上了一個新臺階。下面就我校固定資產(chǎn)的條形碼管理，談一下我們自己的一些做法。
1．條形碼的意義、發(fā)展、分類及其優(yōu)點
條碼技術是在計算機技術與信息技術基礎上發(fā)展起來的一門容編碼、印刷、識別、數(shù)據(jù)采集和處理于一體的新興技術，它為物品管理、各國間的貿(mào)易往來，提供了簡便的共同語言和獨特的交往方式，F(xiàn)在世界各地普遍使用了條形碼技術，而且其應用領域越來越廣泛，已經(jīng)普遍滲透到計算機管理的各個角落，如工業(yè)控制、交通運輸、安全保衛(wèi)、物資管理功、公室自動化等。
條碼技術至今已有50多年的歷史。從20世紀40年代的美國發(fā)起，70－80年代在國際上得到了廣泛的應用。隨著國外條碼技術的應用，我國于70年代末到80年代初開始研究，并在部分行業(yè)完善了條碼管理系統(tǒng)，如郵電、銀行、連鎖店、圖書館等。1988年12“月，我國成立了“中國物品編碼中心（EANChina），并在1991年4月19日正式申請加入了國際編碼組織EAN協(xié)會。近年來，我國的條碼事業(yè)發(fā)展迅速，條碼技術在我國已得到了廣泛的應用。那么什么是“條碼”呢？所謂“條碼”，它是一種利用光電掃描閱讀設備識別并實現(xiàn)數(shù)據(jù)自動輸入計算機的特殊編號。嚴格地講，它是由一組規(guī)則排列的條。空及其對應字符組成的標記，用以表示一定的信息。條碼種類很多，常見的大概有20多種碼制，比如：Code39碼（標準39碼）、Codabar碼（庫德巴碼）、Code25碼（標準25碼）等，其中Code39碼因其可采用數(shù)字與字母共同組成的方式而在各行業(yè)內(nèi)部管理上被廣泛使用。
條形碼是迄今為止最經(jīng)濟、實用的一種自動識別技術。條碼技術具有以下幾個方面的優(yōu)點：第一、輸入速度快，與鍵盤輸人相比，條碼輸人的速度是鍵盤輸入的5倍。第二、可靠性高，鍵盤輸入數(shù)據(jù)出錯率為三百分之一，利用光學字符識別技術出錯率為萬分之一，而采用條碼技術誤碼率低于百萬分之一。第三、采集信息量大，利用傳統(tǒng)的一維條碼一次可采集幾十位字符的信息，二維條碼更可以攜帶數(shù)千個字符的信息，可以包含圖形或漢字，并有一定的自動糾錯能力。第四、靈活實用，條碼標識既可以作為一種識別手段單獨使用，也可以和有關識別設備組成一個系統(tǒng)實現(xiàn)自動化識別，還可以和其他控制設備聯(lián)接起來實現(xiàn)自動化管理。另外，條碼標簽易于制作，對設備和材料沒有特殊要求，識別設備操作容易，不需要特殊培訓，且設備也相對便宜。
2條形碼的應用
目前我國廣泛應用的是一維條碼技術，即大家在商品包裝上看到的一組按一定規(guī)格排列的堅條和相應的數(shù)字，而我校固定資產(chǎn)的條形碼就采用了Code39碼的編碼技術，并完全符合國家正式頒布的與條碼相關的國家標準，即：GB/T/12908－1991三九條碼。
2．1固定資產(chǎn)條形碼的含義我們在編碼過程中，主要考慮了以下幾點：
（1）代表的意義完全，即一方面要符合國家教育部的要求，另一方面也要滿足行政事業(yè)單位國有資產(chǎn)的需要。（2）滿足未來擴充的需要。（3）充分利用現(xiàn)有的數(shù)據(jù)，即儀器設備數(shù)據(jù)庫。（4）符合人們的閱讀習慣。根據(jù)以上標準，我們對固定資產(chǎn)進行了編碼，其含義如下：
上海大學固定資產(chǎn)條形碼（除圖書部分，因為我校圖書條碼的含義另有定義）的形狀為長方形，規(guī)格為55×25mm。它的正上方為“山西大學固定資產(chǎn)（教學等）”的字樣，其中圓括號內(nèi)為該固定資產(chǎn)的使用方向，共有5種類型，即：教學、科研、行政、后勤和其它。條形碼標簽的第二行為資產(chǎn)的條形碼共14位，前2位代表資產(chǎn)類別（行政事業(yè)單位國有資產(chǎn)分類編號的前兩位），第3位到第6位代表資產(chǎn)的購置日期，第7位到12位代表資產(chǎn)編號，第13、14位代表資產(chǎn)的經(jīng)費來源。條形碼標簽的第三行為條形碼所對應的數(shù)字。
2.2軟件的編制為了實現(xiàn)以上編碼要求以及其它功能，我們在實踐中編寫了“山西大學條形碼管理系統(tǒng)”，該軟件分兩部分，一部分為條碼掃描器的軟件，用C語言編寫，主要功能有數(shù)據(jù)下載、數(shù)據(jù)傳輸、條碼掃描、條碼查詢等。另一部分為主程序，我們選擇了Microsoft公司的VisualFoxPro6．0作為開發(fā)環(huán)境，采用面向?qū)ο蟮某绦蛟O計方法，并且軟件設計規(guī)范，界面直觀、簡潔，人工干預少，操作方便c該系統(tǒng)主要功能如下：
（l）自動完成條形碼的編碼功能，即從儀器設備數(shù)據(jù)庫（S－
J．DBf）中自動轉(zhuǎn)換成相應的條形碼；（2）可完成固定資產(chǎn)條形碼的打印，其中分成批打印和單個打印兩種功能；（3）為了方便大家核對帳目及張貼條形碼的需要，我們還設計了帳目打印功能；（4）數(shù)據(jù)下載和數(shù)據(jù)傳輸功能；（5）對帳功能，即用戶只需手持條形碼掃描器將某單位的資產(chǎn)逐一掃描后，經(jīng)計算機進行數(shù)據(jù)處理后，便可自動打印出對帳結果，即未核對的資產(chǎn)目錄。已核對的資產(chǎn)目錄和經(jīng)查實不屬于該單位的資產(chǎn)目錄；（6）系統(tǒng)維護功能，主要完成重裝數(shù)據(jù)庫、參數(shù)設置、用戶級別確認多。
以上軟件，經(jīng)我們一年多的反復實踐，基本達到了設計要求，取得了良好的效果。
2．3條形碼的制做與張貼有了相應的軟件，借助一些硬件設備如專用條碼打印機、條碼掃描器等，我們就可制做條形碼了。首先，資產(chǎn)管理處打印出固定資產(chǎn)條形碼對照表，并下發(fā)各單位，核對好后交資產(chǎn)管理處統(tǒng)一制做條形碼、其次，各單位在張貼條形碼標簽時，一定要按照資產(chǎn)管理處的培訓要求認真仔細地做好此項工作，標簽張貼一定要牢固，并符合規(guī)范。，般情況下固定資產(chǎn)的條形碼一式兩份，統(tǒng)一貼在資產(chǎn)正面的右上角明顯處，若資產(chǎn)只有上臺件，另一標簽統(tǒng)一貼在資產(chǎn)后面的左上角；若資產(chǎn)附件只有二件。身上標簽統(tǒng)一貼在其附件正面的右上角；若資產(chǎn)附件不只一件時，我們將根據(jù)附件數(shù)量重新制做條形碼。各單位固定資產(chǎn)條形碼張貼完后，資產(chǎn)管理處攜帶手提條形碼閱讀機不定期對各單位的固定資產(chǎn)逐臺進行驗收，直到帳物一致。
3幾點粗淺體會
（l）在固定資產(chǎn)管理中，朗風條碼的作用主要是實現(xiàn)快速、準確的數(shù)據(jù)采集。與人工輸入相比，速度快，正確率高，并且易于制作，成本低，極大地簡化了作業(yè)，提高了工作效率。
（2）在固定資產(chǎn)管理中，信息流通常是以書面文本的形式出現(xiàn)的，比如：每一固定資產(chǎn)的卡片、標簽等，凡添置的固定資產(chǎn)都必須填寫一式三份的固定資產(chǎn)卡片及相應的標有資產(chǎn)名稱、資產(chǎn)型號、資產(chǎn)編號、資產(chǎn)分類號等的標簽，手續(xù)繁雜，而采用了一維條形碼后，就可用一張小小的條形碼標簽取代，人們通過條碼掃描器和建立的相應數(shù)據(jù)庫，或者通過校園網(wǎng)絡，輸入條形碼上對應的數(shù)字就會得到相應的信息。
（3）在固定資產(chǎn)管理中，一年一度的對帳以及庫房的盤點是必不可少的，傳統(tǒng)的工作方式是手工記錄每一固定資產(chǎn)的現(xiàn)狀，查找與記錄都是一個相應繁瑣的過程。現(xiàn)在借助條碼，這些工作只要用掃描器一掃，并通過建立的相應數(shù)據(jù)庫和相關的軟件就可以實現(xiàn)對帳、下帳和盤點工作，速度快，操作簡單，正確率高。
（4）固定資產(chǎn)的條形碼管理工作是一項長期而艱巨的工作，涉及面廣，工作量大，問題多，困難大，為了保質(zhì)保量完成此項工作，必須加強宣傳，統(tǒng)一思想，提高認識。另外，各基層單位要建立相對穩(wěn)定的資產(chǎn)管理隊伍，并且調(diào)動不能頻繁，工作都要落實到人。
（5）有計劃地對全校資產(chǎn)管理人員集中進行政治思想教育、反腐倡廉和職業(yè)道德、計算機知識、條碼管理知識及保管技術等的培訓，不斷提高管理人員的政治思想水平和業(yè)務素質(zhì)，努力造就一支思想素質(zhì)好，業(yè)務過硬的資產(chǎn)管理干部隊伍。 |